Decine e decine di blog post consegnati, le ultime revisioni inviate qualche giorno prima delle vacanze, poi un inquietante silenzio da parte del cliente: vorrà dire che va tutto bene? Arriva il primo giorno di vacanza e, con lui, la prima notifica di Gmail: “ci sono altre modifiche da fare, è urgentissimo, devo pubblicare entro oggi”.

In questo articolo ho raccolto dei consigli salvacopy che ti spiegano come gestire blog aziendali senza affogare in un mare di revisioni e come tutelare lavoro, tempo e profitto senza ritrovarti in un cul de sac produttivo.

Gestione di un blog: istruzioni per l’uso

Per tenersi alla larga dai guai bisogna essersi ritrovati, almeno una volta, nei guai. Io, all’inizio del mio lavoro come copywriter, mi ci sono trovata più volte. Per la paura di scontentare i clienti, mi succedeva di consegnare file che terminavano anche con un bel “REV.9”. Spesso però la richiesta di estenuanti revisioni era dovuta non a errori miei, bensì all’indecisione del cliente o alla sua incapacità di comunicare con chiarezza quello che voleva. Insomma, qualcosa doveva cambiare.

Oggi le nuove collaborazioni partono con accordi che regolano le modalità di lavoro e le richieste del cliente. Chiedere di rispettare questi accordi non ti farà apparire poco disponibile o più antipatico, semplicemente ti connoterà come un professionista attento, che sa gestire il suo lavoro. Ecco qui “i patti chiari” per una collaborazione lunga e fruttuosa con i tuoi futuri clienti.

L’organizzazione del lavoro passa per le email

“Verba volant, scripta manent”, questo vale soprattutto quando devi prendere accordi professionali. Caso tipo: devi contattare il cliente per proporgli gli argomenti del prossimo piano editoriale e concordare le date di consegna degli articoli. Lo chiami sul cellulare perché preferisci spiegarti a voce, definite argomenti e date, riagganci e ti metti al lavoro. Dopo qualche giorno il cliente ti invia un’email imbufalita perché ancora non ha ricevuto il primo articolo. Tu sostieni di aver concordato la consegna per la settimana dopo, lui per quella in corso. Chi ha ragione? Il cliente. E non perché il cliente ha sempre ragione, ma perché non sei stato accorto nell’inviare un’email che ricapitolasse quanto vi siete detti a voce. Errori da dilettanti!

Il tono di voce va concordato (e messo in preventivo)

Il tono di voce rappresenta l’anima dell’azienda e il blog è un suo volano. Ecco perché è fondamentale avere ben chiaro il tono di voce da utilizzare negli articoli del blog. Nella maggior parte dei casi, non sarà il cliente a darti istruzioni al riguardo, perché il ToV è materia per addetti ai lavori. Spetterà a te, caro copy, il compito di individuare la personalità dell’azienda e capire quale tono di voce adottare – per farlo puoi servirti delle Carte Personalitov. Ricorda però che questo è un servizio in più, preziosissimo, che stai prestando al cliente, e come tale deve essere retribuito.

Un piano editoriale blog quasi “blindato”

Prima della stesura degli articoli per il blog, viene il piano editoriale. Per chi si trovasse a muovere i primi passi da copy spiego subito di cosa si tratta. Il piano editoriale (PED) è un documento dove vengono presentati al cliente gli argomenti dei blog post. È importante che il PED sia dettagliato, che illustri con dovizia di dettagli come si svilupperà l’articolo. In questo modo, una volta che il piano editoriale viene approvato dal cliente, ogni richiesta di modifica al post non contemplata nel PED – come per esempio l’aggiunta di un nuovo paragrafo – è giusto che venga retribuita.

Non limitarti, quindi, a scrivere il titolo (provvisorio) dell’articolo, proponi una vera e propria scaletta. Servirà al cliente per capire con chiarezza come si svilupperà il post, e servirà a te per risparmiarti eventuali revisioni extra.

Di consigli da darti per creare un PED per il blog e realizzare una scaletta a prova di cliente ce ne sarebbero mille, ma non vorrei che questo articolo diventasse lo spoiler della lezione di Francesca a Copy42 WEB.

Chili di revisioni? No, grazie!

Presentare un piano editoriale ultra dettagliato non significa, però, non incorrere in revisioni. Del resto non tutto può essere previsto in anticipo. Il cliente può richiederti, per esempio, di sintetizzare alcune parti del testo o di eliminare alcuni riferimenti a fonti che preferirebbe non citare. Ma fino a dove possono arrivare le richieste di un cliente? Non al file “articoloREV13.doc”, per intenderci! È bene mettere in chiaro sin da subito il numero di revisioni previste, perché quando hai a che fare con clienti indecisi potrebbero diventare il tuo peggiore incubo!

Anna, client director di Pennamontata, di solito mette in preventivo al massimo due revisioni, le modifiche successive vengono quotate. Per chiarezza: due è il numero delle tranche di revisione, non degli aggiustamenti apportati al testo. In ogni slot di revisione, il cliente può segnalare ben più di due cose suscettibili di modifica. Non siamo così severe, in fondo!

Articoli estendibili… anche nel prezzo!

Gli articoli non si vendono al chilo, è vero, la loro quotazione è legata a tantissime variabili – numero di post richiesti, tipologia di argomenti affrontati, reperibilità delle fonti, ecc. In questo calderone di fattori, però, c’è anche il numero di battute. In fase di stesura del preventivo, ricordati di concordare con il cliente un numero di battute minimo e massimo per i tuoi testi, a cui seguono ovviamente due fasce di prezzo diverse. In fase di revisione potrebbe giocare a tuo favore. Metti caso: hai consegnato un articolo di 500 battute che, modifica dopo modifica, si allunga fino a diventare un post di 1.000 battute. Se esistono fasce di prezzo concordate con il cliente in base alla lunghezza dei post, allora è giusto che l’articolo doppio ti venga pagato il doppio.

La ricerca delle fonti, avventure da mettere in conto!

Spesso la ricerca delle fonti per la stesura di un articolo diventa una vera e propria avventura. Qualche tempo fa abbiamo lavorato per un grande tour operator che ci ha chiesto testi su destinazioni lontane, che raccontassero i luoghi proprio come lo farebbe una persona che li ha vissuti. Visto che noi, in quei posti paradisiaci, non ci avevamo mai messo piede, abbiamo saccheggiato librerie e biblioteche per raccogliere più informazioni possibili. Abbiamo investito ore e ore nella ricerca delle fonti per riuscire a scrivere testi che fossero puntuali e inediti. Ovviamente questi articoli sono stati quotati tenendo conto della difficoltà nel reperire le fonti.

Fallo anche tu in fase di preventivo! Fermati a pensare al tipo di ricerca che dovrai fare prima della stesura degli articoli. Se, per esempio, ti ritrovi a lavorare per un’azienda farmaceutica che ti richiede la scrittura di blog post di argomento medico, chiedi un consiglio sulle fonti da utilizzare e, ancor meglio, chiedi se all’interno del loro organico c’è un medico con cui poterti confrontare. In alcuni fortunati casi potrebbe essere il cliente stesso a fornirti del materiale da consultare, ma tieni sempre presente che la ricerca delle fonti – e la loro valutazione in termini di autorevolezza – è compito del copy.

Articoli SEO, strategia e corredo

È il cliente che ti fornisce le keyword o le devi ricercare tu? Devi consegnare l’articolo in codice pronto per essere inserito nel pannello, o no? Tutti questi aspetti sono da chiarire prima della stesura del preventivo, perché sono variabili che influenzano il prezzo del tuo lavoro. Di solito, quando collabori con aziende poco strutturate, sei tu a muoverti nel pannello di gestione del blog; più raro se hai a che fare con aziende più grandi che potrebbero avere nel loro organico persone che si occupano dei contenuti e, di conseguenza, anche una strategia SEO già impostata. Chiedi delucidazioni così da capire come inserirti all’interno della loro strategia.

Immagini interne al blog post

Anche questo è un aspetto da chiarire sin da subito. Chiedi al cliente se sarai tu a fornirgli le immagini interne all’articolo – sull’argomento Valentina ha scritto un post che ti risparmia scivoloni su bucce di banana – e concorda un numero massimo di revisioni alle grafiche.

Se il cliente non ha contemplato l’inserimento di immagini nel blog, ma tu reputi siano utili a rendere gli articoli più efficaci, consiglia di inserirle. Se, per esempio, devi gestire il blog di un’azienda che vende mobili e negli articoli parlerai di arredamento e cura della casa, le immagini diventeranno davvero indispensabili: ti semplificheranno il lavoro descrittivo e renderanno gli articoli più utili per il lettore.

La gestione dei commenti, a chi spetta?

Alcune cose le impari solo quando ti ritrovi nei guai. Ecco cosa ho imparato, a mie spese, qualche estate fa: ai tempi gestivo un blog di cucina, pubblicai una ricetta e qualche giorno dopo me ne andai in vacanza. Giusto il tempo di stendere il telo sulla spiaggia e arrivò la prima notifica del cliente: “Giulia, in merito all’ultima ricetta, i nostri utenti ci hanno rivolto qualche domanda – seguivano 25 domande su ingredienti, tempi di preparazione e curiosità di ogni genere – puoi inviarci le risposte appena puoi?” Tornai mesta al bar dello stabilimento, mi collegai alla Wi-Fi e iniziai a rispondere a tutte e 25 le domande. Mea culpa, anche in questo caso! Non avevo concordato con il cliente a chi spettasse la moderazione dei commenti.

Tu non fare il mio stesso errore, stabilisci sin da subito se la gestione dei commenti rientrerà tra i tuoi compiti. Non prenderlo sottogamba, può rivelarsi anche molto impegnativo.

Questo post si ferma qui, i consigli più importanti te li ho già dati. Certo, ce ne sarebbero ancora tanti da elencare, ma non voglio toglierti il gusto di imparare da qualche piccolo errore!