È vero. Se hai letto i miei post su Trello o Asana, saprai che non sempre ho parlato bene delle email per gestire progetti, anzi.
Coordinare lavori articolati tramite catene infinite di email, inoltri, allegati che non si trovano, millemila destinatari in copia, non è proprio il massimo dell’efficienza e della produttività.

Tutto vero. Ma una seconda possibilità se la merita chiunque e se c’è un servizio di posta elettronica che merita di essere conosciuto meglio per le sue funzionalità, questo è Gmail.

Ecco perché voglio parlarti delle caratteristiche che lo rendono uno strumento potente e ad alto tasso di personalizzazione, un alleato ideale per lavorare con metodo e senza ansia.
Scopriamo insieme cosa si nasconde dentro quella piccola ma preziosa bustina bianca e rossa.

Organizza le email con Gmail: ecco cosa devi sapere

Personalizza lo stile della tua casella

Probabilmente è la prima cosa che fai quando arrivi in ufficio (in alcuni casi, è la prima cosa che fai quando ti svegli): apri la tua casella di posta elettronica.
Ecco, se non vuoi entrare in stati d’ansia alle prime luci dell’alba, ti consiglio di organizzare la tua casella con criterio. Gmail ci ha già pensato e ti facilita il lavoro.

Nelle impostazioni della tua posta, infatti, puoi scegliere lo stile della tua casella:

• Predefinito
• Email importanti in alto
• Email da leggere in alto
• Email speciali in alto
• Posta prioritaria.

Nello stile predefinito, Gmail divide le email in diverse sezioni: Principale, Social, Promozioni, Aggiornamenti, Forum. Puoi scegliere tu quali sezioni far comparire nella casella.
Questa suddivisione ti permette intanto di separare, ad esempio, una banale notifica social dall’email importante del cliente per il quale stai lavorando.

Come fa Gmail a capire cosa è importante per te e merita quindi di finire nella cartella principale? Ci riesce analizzando il tuo comportamento e utilizzando le informazioni che tu stesso puoi dargli, ma di questo ti parlerò tra poco.

Ti dico subito che, a mio avviso, lo stile predefinito non è lo stile più funzionale di Gmail. Rischi infatti di perderti delle conversazioni aperte, alle quali devi rispondere ancora, e che, man mano che ricevi altre email, possono finire nel dimenticatoio.

Gmail ti aiuta a non perdere di vista quello che devi ancora fare e lo fa mettendoti in evidenza, nella parte alta della tua casella, i messaggi da leggere, quelli importanti o quelli speciali. Quando entri nella tua casella, hai quindi già un’immagine chiara delle email che necessitano una risposta.
Se scegli una delle modalità alternative allo stile predefinito, Gmail ti mostrerà subito cosa è più importante per te e metterà in secondo piano quello a cui puoi rispondere con più calma. In altre parole, ti fa una prima scrematura che velocizza la lettura della posta.

Gli indicatori di importanza di Gmail

L’occhio di Gmail è molto attento: analizza quello che fai per capire cosa è più rilevante per te (es: a chi invii email più frequentemente, a quali email rispondi, quali messaggi apri, quali sono le parole chiave contenute nelle email che leggi di solito).

Basandosi su indicatori di importanza come questi, Gmail contrassegna alcuni messaggi come importanti.

I messaggi speciali, invece, sono quelli che contrassegni tu come tali, assegnando loro una stella. Accanto a ogni messaggio ci sono un indicatore di importanza (una freccina) e una stella. Se ci clicchi sopra, la stella diventerà gialla e classificherà quel messaggio come un messaggio speciale. Lo vedi nella schermata qui sotto.

“Le stelle sono tante, milioni di milioni”, cantava Ruggeri in un vecchio spot.
Le stelle di Gmail non sono milioni, ma abbastanza per darti una mano a classificare come speciali i tuoi messaggi e trovare con facilità un messaggio che stai cercando.

Nella schermata qui sotto, puoi vedere tutti i marcatori speciali che hai a disposizione su Gmail. L’uso che puoi fare delle stelle dipende solo da te, dalle tue esigenze e dalla tua fantasia: un’azienda può scegliere di assegnare la stella gialla a tutti i contatti che scrivono per un determinato corso di formazione, la stella blu per le candidature e così via.
Tra poco vedremo insieme quanto sia facile poi trovare tutte le email che ti interessano, tramite l’uso degli operatori di ricerca.

Le etichette e i filtri

Oltre a classificare i tuoi messaggi come speciali o importanti, puoi organizzare le tue email in cartelle separate, usando un sistema di etichette.

Aprendo un messaggio, puoi cliccare sul simbolo in alto a destra e scegliere la cartella in cui inserire il messaggio. Puoi creare un’etichetta ex novo oppure usarne una già creata.
Le cartelle che crei le puoi vedere tutte sulla sinistra del tuo schermo e sono particolarmente utili per cercare gruppi di email che hanno lo stesso tema.

Ti faccio un esempio: nel corso dell’anno ricevo moltissime richieste di persone interessate ai corsi di formazione Pennamontata. Ho quindi creato una cartella apposita “Lead – Formazione” dove raccolgo questi messaggi.
Quando viene lanciato un nuovo corso, informo i contatti interessati con un messaggio personalizzato, costruito in base alle esigenze che il singolo lead ha espresso.

Puoi usare le cartelle anche per i clienti per i quali gestisci il blog aziendale. Alcuni clienti sono soliti inviarti più email che riguardano un determinato argomento da trattare: etichettando i diversi messaggi, puoi trovare le informazioni che ti occorrono in un modo molto più rapido.

Puoi anche usare colori diversi per ciascuna etichetta/cartella: usando la freccia verso il basso che trovi vicino a ciascuna cartella, puoi personalizzarne il colore e avere quindi una classificazione cromatica delle tue cartelle.

C’è un’altra funzione che trovo davvero molto potente ed è quella dei filtri: Gmail ti dà infatti la possibilità di creare delle regole in base a cui la posta in arrivo viene automaticamente etichettata in un certo modo oppure aggiunta alle email speciali.
Nella casella di ricerca in alto, ti basterà cliccare sulla freccina verso il basso.
Vedrai questa schermata, dove puoi definire i requisiti che ogni messaggio deve soddisfare per essere filtrato in un certo modo: mittente, destinatario, parole contenute nel messaggio e via dicendo.

Una volta definite le regole, puoi decidere cosa fare dei messaggi che rispettano quelle regole, come vedi nello screenshot qui sotto.

Dietro la funzione dei filtri, c’è un potenziale enorme: Gmail ti mette a disposizione una marea di operatori di ricerca che puoi combinare tra loro per affinare al massimo le tue ricerche e, di conseguenza, creare filtri a maglie molto fini.

Qui trovi tutti gli operatori di ricerca di Gmail.
Ti faccio un esempio: io ho creato un filtro in base a cui tutte le nuove email che contengono le parole “candidatura” e “curriculum” vengono etichettate automaticamente come “Candidature”. Come ho fatto? Ho usato il connettivo logico AND all’interno della casella di ricerca che abbiamo visto poco fa: ho digitato “candidatura AND curriculum”, indicando a Gmail di etichettare come “Candidature” le email che corrispondono a questo requisito. Si tratta di un esempio molto semplice, ma la combinazione di requisiti che puoi creare può essere davvero molto articolata.

Consigli per usare Gmail al top

Le funzioni di Gmail sono molte e si evolvono anche molto velocemente. Qui ne ho selezionato solo alcune, tra quelle che ritengo più utili per lavorare meglio. Vediamole insieme.

Cercare un messaggio in Gmail: gli operatori di ricerca

Google avrebbe mai potuto offrire un servizio di ricerca nella posta elettronica non all’altezza?
Naaaa, non scherziamo. Se sai come cercare un messaggio su Gmail, è praticamente impossibile non trovarlo. Ti ho già accennato degli operatori di ricerca che Gmail ti mette a disposizione.

Ti sarà di certo capitato di cercare quel messaggio che qualche mese fa ti ha mandato qualcuno di cui non ricordi il nome, in cui ti parlava di una location bellissima di cui non ricordi il nome, dove poter fare corsi di formazione in partnership con una società di cui non ricordi il nome. Non disperare: con Gmail hai una marea di modi per scovarla. Basta anche un piccolo dettaglio: ad esempio due parole che ricordi all’interno del messaggio che erano vicine tra loro.

Se digiti “Location AROUND 10 gratis” ad esempio, stai chiedendo a Gmail di cercare i messaggi in cui le parole “location” e “gratis” possono essere separate da un massimo di 10 parole. La tua memoria ti ringrazierà, fidati.

Oltre che con gli operatori di ricerca, Gmail ti aiuta anche con i suggerimenti di ricerca: mentre digiti, un po’ come quando cerchi qualcosa su Google, Gmail ti suggerisce delle parole in base alle tue ricerche passate.

Scorciatoie da tastiera

Non so te, ma io ho sempre invidiato quelli che possono fare a meno del mouse e riescono a fare cose digitando combinazioni magiche di tasti.

Ecco, se anche tu vuoi fare un figurone con i tuoi colleghi, dai uno sguardo qui. Troverai le scorciatoie per la formattazione del testo, per la composizione di un messaggio, per la navigazione all’interno della casella e via dicendo.
Ecco quelle che ti servono, ad esempio, per creare al volo elenchi puntati, numerati, per inserire citazioni, per allineare il testo etc.

Salvare gli allegati su Drive

Ti ho già parlato di Google Drive in questo post: si tratta del cloud gratuito con 15 GB di spazio che Google ti mette a disposizione per salvare i tuoi documenti (anche la tua casella di posta occupa questo spazio).
I file che ricevi come allegati in Gmail possono essere salvati direttamente su Drive; se invece devi inviare un file che supera i limiti consentiti da Gmail (25MB), nessun problema: puoi inviarlo semplicemente come un link di condivisione di Drive.

Google Task

Quando si parla di task, lo ammetto, io mio pensiero è solo per Asana, il tool di project management di cui ti ho già parlato, ma mi sembra giusto dare merito anche a Gmail per aver pensato a un’applicazione che crea elenchi di attività e le inserisce direttamente in Google Calendar. Il sistema è molto più snello e meno articolato di Asana, ma ha il vantaggio di essere integrato in Gmail e collegato al calendario del tuo account.

Quando sei nella tua casella di posta, in alto a sinistra, clicca sulla freccia verso il basso che si trova accanto al pulsante Posta. Fai clic su Attività e si aprirà una finestra come questa che vedi qui sotto, in cui puoi inserire cose da fare e organizzarle in elenchi separati.

Se assegni a ciascuna attività anche una data, il task verrà inserito automaticamente in Google Calendar, una delle applicazioni collegate al tuo account Gmail, e lo vedrai quindi nella tua agenda personale. Ecco come appaiono nel mio calendario i 2 task che ho creato.

Annulla Invio

Ti è mai capitato di inviare un’email e pentirti un millesimo di secondo dopo perché c’era qualcosa di sbagliato, di mancante oppure un destinatario che non doveva esserci? A me è capitato, e me lo ricordo ancora molto bene, ahimè.

Sappi che con Gmail puoi evitare questo rischio e annullare l’invio anche dopo aver premuto Invio. Nelle impostazioni generali della tua casella, troverai la sezione Annulla Invio: se la attivi, puoi decidere anche quanti secondi hai a disposizione per poter annullare l’invio. Lo vedi nella schermata qui sotto.

Insomma, una manna dal cielo per gli insicuri e un salvagente per tutti gli altri.

Tre estensioni che devi conoscere

Non sei ancora convinto della potenza di Gmail? Allora ecco 3 estensioni, tra le tante che puoi scaricare, che ti conquisteranno.

Boomerang

Con Boomerang puoi scrivere un’email pronta per partire, ma decidere data e ora esatta di quando dovrà essere inviata. È una funzione molto utile perché ti permette di programmare invii ritardati.
Esempio: sai che in un determinato giorno devi ricordare al tuo cliente di inviarti il materiale per la stesura di un post. Puoi scrivere l’email e programmare il suo invio in un momento specifico: Boomerang farà tutto il resto al tuo posto. Ecco come appare il menu di Boomerang all’interno della finestra di un nuovo messaggio.

Wisestamp

Gmail ti dà la possibilità di personalizzare la firma nei tuoi messaggi, ma la scelta è comunque limitata a una decina di font e uno schema di base da cui non puoi scostarti molto.
Se invece hai il pallino della personalizzazione e vuoi apparire molto più pro nei tuoi messaggi, allora puoi scaricare Wisestamp per Gmail, l’applicazione che ti permette di avere una firma personalizzata, di integrare con facilità i tuoi profili social al suo interno e anche di inserire un feed RSS collegato, ad esempio, ai tuoi nuovi blog post.

Mailtrack

Per finire, una curiosità per gli amanti della doppia spunta di WhatsApp: con Mailtrack puoi trasferire su Gmail le stesse funzioni che già usi sulla tua app mobile.
Per cui saprai se la tua email è arrivata nella casella del destinatario (doppia spunta bianca), se è stata aperta (doppia spunta blu) e quante volte. Lo so, è un po’ inquietante, e infatti è stata creata anche un’estensione che ti avverte se una determinata email contiene un codice di tracciamento (UglyEmail): fatta la legge, trovato l’inganno.

Spero di averti dato qualche spunto per utilizzare al meglio la tua casella Gmail e lavorare con più metodo e meno stress.
Ci sono altre funzioni che trovi particolarmente utili? La mia casella di posta è in attesa dei tuoi suggerimenti.