Google Docs e le funzionalità che non ti aspetti

Google Docs funzionalità per copywriter

in sintesi

Per scrivere un testo usi sempre Word? Preparati a scoprire tutti i segreti di un altro word processor, per di più gratuito: Google Docs. Con Google Docs puoi collaborare con altre persone sul documento in tempo reale, oltre a suggerire modifiche senza andare a toccare il testo e fare ricerche sul web senza aprire altre pagine. Qui ti parlo di 9 funzionalità che mi hanno colpito di questo strumento. Prometto che ti piaceranno.

Lo ammetto. Fino a qualche tempo fa, per scrivere qualsiasi tipo di testo, non pensavo ad altro che a una cosa: Word. Lo davo per scontato, come si dà per scontato che c’è sempre almeno una luce – o una fila di luci – che non funziona sull’albero di Natale, che troverai un calzino spaiato nel bucato, che il postino suona sempre due volte…

Poi, un bel giorno, spunta un nuovo modo di scrivere testi, un word processor che tira fuori delle funzionalità che proprio non mi aspettavo. Di cosa parlo? Di Google Docs, il programma che ti permette di fare una marea di cose online e offline.

Io ho scoperto uno strumento interessante e magari sarà una piacevole sorpresa anche per te.

Cominciamo?

Google Docs: 9 funzionalità da scoprire

Se hai un account Google, conoscerai già molti strumenti che Big G mette a disposizione dei suoi utenti. Uno di questi è proprio Google Docs, un programma free con cui puoi scrivere e formattare testi (e fin qui, nulla di nuovo), ma soprattutto un potente strumento di lavoro collaborativo.

Ti spiego subito il perché. Seguimi.

1. Condividi e commenta, anche in tempo reale

Mentre scrivevo questo post ho avuto bisogno di confrontarmi spesso con il resto della squadra per alcuni dubbi. Ecco, la forza di Google Docs è proprio questa: ti permette di condividere i tuoi testi con le persone che vuoi e chiedere suggerimenti, fare osservazioni, correggere in tempo reale.

Guarda la schermata qui sotto. Quando apri un documento in Docs (puoi anche caricarlo da Word e convertirlo in questo nuovo formato) vedrai che in alto a destra c’è un pulsante blu: Condividi.

Cliccalo e puoi invitare gli altri utenti Google a visualizzare il documento. Scegli tu cosa potranno fare le persone invitate: modificare, commentare o anche solo visualizzare il testo.

Google Docs come condividere

Ecco, ho condiviso il documento con Valentina.

Cosa succede ora? A lei è arrivata una notifica per visualizzare il documento e… indovina un po’? Valentina ha già cominciato a digitare alla velocità della luce commenti e suggerimenti: non riesce a guardare la tastiera senza scrivere, è più forte di lei. ;-)

Con Google Docs puoi vedere in tempo reale chi sta facendo cosa: anche se siete fisicamente distanti è come se foste nello stesso luogo. Anzi, meglio. Ognuno ha la possibilità di digitare con la propria tastiera le sue osservazioni su un documento unico, su cui più persone possono lavorare.

Potete commentare ogni singola parola del testo: basta selezionarla e cliccare sul tasto Commenti, in alto a destra.

Nei commenti, puoi rivolgerti a una o più persone specifiche (anteponendo il segno + al loro indirizzo e-mail): riceveranno così nella loro posta il tuo messaggio e potranno risponderti seguendo il thread dei commenti.

Lo vedi in questa schermata: Valentina mi ha risposto in merito alla parte evidenziata in giallo e abbiamo cominciato una conversazione.

Google Docs commenti

Una volta risolte le questioni relative a ciascun commento, lo puoi chiudere cliccando sul tasto Risolvi della piccola finestra.

Anche Google Docs, al pari di Trello, è discreto nell’invio delle notifiche, e ti avvisa solo nella misura che decidi tu: puoi riceverle tutte, solo quelle indirizzate a te oppure, se proprio non sei in vena, nessuna.

Oltre ai commenti, Google ti dà la possibilità di chattare con gli altri. Accanto alle icone degli utenti, sempre in alto a destra, trovi il simbolo di un piccolo fumetto squadrato. Cliccaci sopra e potrai parlare (possibilmente del documento!) con le altre persone che lo condividono.

2. Suggerisci delle modifiche, senza cambiare il testo

Ti sarà capitato che un tuo collega ti abbia mandato un testo, magari pure importante, per avere un parere. Peccato che qualsiasi modifica ti venga in mente di apportare ti sembra un sacrilegio. Quasi come preparare il tiramisù col cacao zuccherato, l’amatriciana con la pancetta, il risotto col parboiled e… Vabbè, ci siamo capiti.

Con Google Docs puoi metterti in modalità Suggerimenti. Seleziona questa funzione dal menù a tendina che trovi nell’angolo a destra, sotto il pulsante dei Commenti, e puoi suggerire modifiche senza cambiare nulla del testo. Questa è una funzione simile a quella delle Revisioni di Word.

Il testo suggerito viene visualizzato in un altro colore e quello da cambiare viene barrato in automatico (lo vedi nello screenshot qui sotto).

Google Docs suggerimenti

Il proprietario del documento deciderà se accettare il suggerimento oppure no. Credimi, è moooolto più semplice farlo che spiegarlo! E tu ti sentirai un pelino meno in colpa.

A proposito di revisioni: quando converti un file di Microsoft Word in Google Docs, tutte le revisioni verranno importate proprio come suggerimenti di modifica. Di conseguenza, tutti i suggerimenti di modifica di Google Docs diventano revisioni, se importati in Word.

3. Fai un sommario e inserisci dei segnalibri

La capacità di sintesi è una grande dote, ma non sempre riusciamo a scrivere documenti brevi. Anzi. A volte non possiamo fare a meno di scrivere lunghi papiri, magari per definire il nuovo tone of voice di un’azienda.

In questi casi, per evitare di andare su e giù nel documento come mine vaganti, ti tornerà utile creare un sommario per navigare con facilità all’interno del documento.

Per ottenere un sommario, organizza prima il documento con delle intestazioni di gerarchie diverse. Seleziona il testo che ti interessa e dal menù Formato scegli lo stile paragrafo che ti occorre: in questo screenshot vedi le diverse opzioni.

Google Docs creare un sommario

Una volta gerarchizzato il testo, punta il cursore dove vuoi che appaia il sommario e dal menù Inserisci scegli la voce Sommario. Ecco, hai appena ottenuto un menù di navigazione. Bravo! Adesso ogni voce è cliccabile e ti porta dritto dritto al punto che ti interessa.

Google Docs come creare un sommario

Google Docs ti dà anche la possibilità di creare segnalibri e link che rimandano a essi. Ad esempio, sul post che ho scritto su Trello ho inserito un segnalibro sulla parola Board. Mi è bastato selezionare questa parola e scegliere la voce Segnalibro dal menù Inserisci. Poi ho creato un link a questo segnalibro ogni volta che parlavo di board all’interno del testo.

Google Docs come creare segnalibri

4. Scegli un template predefinito

Per un creativo la parola “predefinito” ha il sapore ferroso di una gabbia, lo so. Ma non sempre si ha il tempo di incorniciare un documento proprio come si vuole.

Allora ecco che Google Docs ti aiuta a partire da modelli super accessibili. Che si tratti di un comunicato stampa, di un report oppure di una presentazione aziendale, Big G mette a disposizione un mare di template, che aspettano solo di essere modificati con i tuoi testi. Li troverai nella home page del tuo Google Docs. Sfoglia tutti i modelli disponibili cliccando sul tasto Altro in alto a destra. Per ogni modello puoi visualizzare le valutazioni degli utenti e puoi votarlo tu stesso, da un minimo di 1 a un massimo di 5 stelle.

Io qui, ad esempio, ho preso in prestito il modello per la presentazione del contenuto di una lezione.

Google Docs template

5. Usa lo strumento di Ricerca

Oggi non si dice più “fare una ricerca su Internet”. Si dice “googlare”. E ti pare quindi che il word processor di Google non avesse una funzione di ricerca incorporata?

Se scrivi su Google Docs, non hai nemmeno bisogno di aprire un’altra pagina per cercare un termine o qualsiasi altra cosa. Ti basterà selezionare Ricerca dal menù Strumenti e sulla destra apparirà una finestra dove digitare.

Qui ho googlato “sistema kanban” dal mio vecchio post. Come vedi posso filtrare i risultati in base alle mie necessità, cercando tra Tutto, Immagini, Scholar (fonti di ricerca che puoi integrare nel tuo documento), Citazioni, Dizionario (definizioni, sinonimi e contrari collegati al tuo topic), Tabelle (dati correlati alla tua ricerca).

Google Docs come effettuare ricerche

Hai trovato qualcosa di interessante tra i risultati della ricerca? Bene, puntaci sopra il mouse e in basso potrai inserire in automatico il link, senza fare copia e incolla di URL lunghissimi. Puoi anche citare una fonte nel tuo documento (accanto alla parola apparirà un apice collegato a una nota a pié di pagina), proprio come vedi nello screenshot qui sotto.

Google Doc come inserire note

6. Visualizza la cronologia delle revisioni

Di’ la verità: almeno una volta nella vita sarà capitato anche a te di perdere un documento o una sua parte. Magari all’improvviso è saltata la corrente, il gatto che è sempre “on the table” si è appallottolato sulla tastiera e il-cielo-solo-sa-come ti ha fatto svampare il documento oppure, tu, tu stesso ti sei dimenticato di salvarlo.

Capita.

Intanto scusami per averti fatto ricordare questi momenti così traumatici. Facciamo così, per farmi perdonare adesso ti do una bella notizia: con Google Docs non devi salvare ossessivamente il tuo file a ogni modifica, né ricordarti di impostare il salvataggio automatico. Sai perché? Ci pensa lui.

Mentre tu lavori, Big G salva di continuo il tuo file su Google Drive, il cloud gratuito con 15 GB di spazio per i tuoi documenti.

Non è finita qui: Google Docs conserva la memoria di tutte le modifiche che hai apportato al testo con lo strumento Cronologia delle revisioni.

Google Docs cronologia revisioni

Dal menù File ho cliccato proprio questa voce e qui sopra vedi la schermata di ciò che appare: sulla destra c’è lo storico di tutti i cambiamenti e posso ripristinare ogni vecchia versione del file. Insomma, Big G ti dà la possibilità di redimerti e tornare sui tuoi passi.

Alla faccia del gatto, della corrente, della sbadataggine…

7. Digita parlando

Sindrome da tunnel carpale? Dita così gelate che hai paura ti cadano se solo provassi a digitare? Nessun problema: con Google Docs puoi usare la digitazione vocale. Ti basta avere un pc con un microfono attivo. E possibilmente non avere, che so, la tracheite.

Io ho fatto una prova mentre avevo tra le mani una tazza di tè caldo – che usavo per riscaldare le dita gelate. Non è andata affatto male, come puoi vedere qui sotto.

Google Docs come dettare il testo

8. Lavora anche offline

La parola “offline” ti fa rabbrividire più della amatriciana con pancetta di cui sopra. Be’, hai tutta la mia comprensione. Ho però un’altra bella notizia per te: con Google Docs puoi lavorare su un documento anche senza connessione. Devi solo usare Chrome come browser e modificare in Google Drive le impostazioni generali. Ti apparirà una schermata come quella che vedi qui sotto, in cui dovrai selezionare la voce corrispondente alla sincronizzazione di tutti i tuoi file su Drive.

Google Docs lavorare modalità offline

Attento però: fallo solo se stai usando un tuo pc personale; in caso contrario rischi che anche altre persone possano accedere ai tuoi file sincronizzati.

9. Installa un mare di componenti aggiuntivi

I componenti aggiuntivi di Google Docs sono tanti, tantissimi. Più dei gattini di Facebook, pensa te.

I componenti aggiuntivi non sono altro che funzionalità extra da aggiungere alla barra degli strumenti. Al momento sono disponibili solo in inglese e sono scaricabili gratuitamente (almeno per la versione base).

Dal menù Componenti aggiuntivi clicca su Installa componenti aggiuntivi. Si aprirà una finestra in cui puoi cercare un componente in particolare, oppure visualizzarli in base a delle categorie: istruzione, produttività, sociale e comunicazione, utilità, strumenti aziendali. Ce n’è davvero per tutti i gusti.

Puoi scegliere di installare URL Shortener, ad esempio, per accorciare in automatico URL lunghi, oppure Remove Line Breaks, per eliminare tutte le interruzioni di linea che di solito si creano quando importi un testo da un file .pdf ad esempio.

C’è un componente in particolare, però, che mi è piaciuto proprio tanto: si chiama MindMeister, e ti permette di trasformare un elenco puntato in una mappa mentale.

Guarda come ho trasformato questa lista di fasi necessarie alla realizzazione di una guida PDF.

Google Docs componenti aggiuntivi

Selezionando l’elenco e la voce MindMeister dai componenti aggiuntivi, ho trasferito gli stessi concetti in una mappa mentale. Come puoi vedere, il risultato è visivamente molto più efficace di una semplice lista di punti.

Google Docs mappa

Ed eccoci qui alla fine di questa carrellata di funzionalità. Che ne pensi? Ti sono piaciute o continuerai a restare fedele a Word? Adesso, scusami, io devo proprio andare: torno su Google Docs per finire di dettargli la ricetta della vera amatriciana.

Dalla comunicazione politica al web marketing il salto è lungo, ma neanche troppo. Io l'ho fatto e oggi sono, con orgoglio, client director di Pennamontata. Svizzera nella precisione, partenopea nell'approccio positivo alla vita.