Guida ad Asana: il fior fiore degli strumenti di lavoro

Guida Asana project management

in sintesi

Se vuoi gestire i tuoi progetti in maniera intuitiva ed efficace, la primavera ti ha portato il tool giusto: Asana. In questo post scoprirai con me i suoi fondamentali e i tanti modi in cui può esserti utile per gestire i tuoi progetti. Cominciamo?

Sarò sincera. Con Asana non è stato un colpo di fulmine. Più che altro, be’, più che altro si è trattato di una relazione nata in sordina che poi, col tempo, si è trasformata in un amore profondo e fedele.
Vuoi sapere cosa ha fatto sbocciare l’amore tra me e Asana? Seguimi, ti racconto tutto.

Asana: di cosa si tratta

Se sei un appassionato di yoga, il termine asana ti rimanderà subito alle diverse posizioni che si possono assumere in questa disciplina. Ecco, io non sono la persona adatta per parlarti di questo. :-)

Ti voglio invece raccontare di come funziona questo strumento gratuito di project management, che trovo davvero ben strutturato e particolarmente adatto alla gestione condivisa di progetti, grandi e piccoli.

La struttura di Asana prevede diversi livelli:

  • 1. Organizzazione
  • 2. Team
  • 3. Progetti
  • 4. Task

Un’organizzazione (un’azienda) può avere diversi team al suo interno; ciascun team può gestire diversi progetti; ciascun progetto è composto da più task.

Se ti iscrivi ad Asana con la tua email aziendale, puoi creare un’organizzazione: tutti i tuoi colleghi che si iscriveranno saranno in automatico collegati al gruppo di lavoro che hai creato.

A questo punto, se la tua organizzazione è molto strutturata, potrai creare i diversi team che saranno i comparti dell’azienda. Ma non temere: Asana è adatto anche ad aziende piccine con tanta voglia di crescere. Vediamo insieme il perché.

Crea un progetto su Asana

Ti contatta il responsabile di un’azienda di e-commerce. Deve rinnovare tutti i testi del sito, comprese le schede prodotto, adottando un nuovo tono di voce in linea con la nuova brand image.
Per evitare di perderti tra ennemila email, costruisci il tuo progetto su Asana. Ecco come puoi fare.

1. Creare progetto copywriting

In alto sulla sinistra c’è un pulsante arancione con il simbolo +: cliccandolo puoi creare un singolo task, una conversazione (te ne parlerò più tardi) o un progetto, oppure puoi invitare qualcuno a scoprire le meraviglie di Asana.

Definisci il nome del progetto e inserisci una breve descrizione. In seguito potrai scegliere di condividere il progetto con uno dei team interni all’organizzazione.

Una volta creato il progetto, puoi assegnargli un colore per distinguerlo dagli altri e invitare i vari membri che devono prenderne parte (proprio come vedi nella schermata qui sotto). Ciascuno di loro riceverà una notifica email.

2. Condivisione progetto

A proposito di notifiche, Asana ti permette di personalizzare le impostazioni per ciascun membro: come vedi dalla schermata qui sotto, puoi decidere di cosa vuoi rendere partecipe ciascun collega.

3. Impostazioni notifiche

Dopo aver definito progetto e team, puoi iniziare a inserire i singoli task. Seguimi.

I task: piccoli tesori di informazione

Ricordi le card di Trello? Te ne ho parlato nella guida di Trello. Ecco, il task è il suo corrispondente su Asana. È l’unità di base su cui lavorare: può essere un’azione da fare, un’idea da proporre, un’attività da assegnare a qualcuno, una telefonata da ricordare.

Ti ho detto che tra me e Asana non è stato un colpo di fulmine. Be’, mi riferivo al fatto che chiunque, nell’organizzazione, può assegnare un task, con una due date e anche un due time.

Capirai bene che all’inizio può spaventare vedere il proprio calendario popolarsi di scadenze da rispettare, ma poi, credimi, ti accorgi che è moooolto meglio così rispetto ad avere un numero non meglio precisato di email non lette.

Per inserire i task all’interno di un progetto, clicca sul pulsante Add Task che trovi in alto a sinistra. Qui sotto ho creato il task “Brief generale”: è la fase in cui ragioniamo sui concetti espressi dal cliente, sul tono di voce che vuole adottare, su cosa gli piace e cosa no.

Creazione task

A questo punto, non rimane che assegnare ai membri del team le diverse pagine da realizzare. Ecco, Asana qui ti dà una grossa mano. Cliccando sulla faccina di ciascun membro del team (nel pannello che trovi a sinistra), puoi accedere ai suoi impegni all’interno dei diversi progetti visualizzandoli come una lista oppure all’interno di un calendario. Ti basterà un colpo d’occhio per capire chi è in grado di fare cosa e in quali tempi.

Asana ti permette di avere sempre ben chiaro il carico di lavoro dei tuoi colleghi. Capirai che per un responsabile di progetto si tratta di un grande aiuto.

Qui sotto vedi una parte della lista dei task (con le assegnazioni e le due date) che ho creato all’interno del nostro progetto di copywriting per e-commerce.

Lista task

Accanto al pulsante dell’aggiunta del task, puoi vedere anche il tasto Add Section.

Le sezioni sono state per me una gran bella scoperta: prima di tutto perché permettono di raggruppare i task, dividendoli ad esempio per fasi, oppure, come in questo caso specifico, per tipologia. Ho infatti diviso le pagine che parlano dell’azienda dalle schede prodotto.

La puteeeenza delle sezioni, però, è ben più estesa. Te ne parlerò tra pochissimo. Ora addentriamoci nell’anatomia del task.

Il task di Asana si presenta così.

Anatomia del task

In alto c’è la persona incaricata di svolgere quel task (assignee), la data entro cui completarlo e poi una serie di simboli molto utili.

Il cuore: è un modo veloce (e un po’ romantico) di dire che sei d’accordo con un commento o che apprezzi il completamento di quel task.

Il tag: è un’etichetta che ti permette di qualificare i task (di tutti i progetti) aggiungendo informazioni come “Prioritario” oppure “Necessita di revisione” e via dicendo. In questo modo, potrai cercare i task, trasversalmente all’interno dei progetti, tramite un tag specifico e avere subito un’idea chiara delle priorità.

I subtask: sono le possibili suddivisioni del task, ciascuna delle quali può essere assegnata a una persona specifica. Usare i subtask è molto utile. Pensa, per esempio, a un task del tipo “Scrittura blog post”. Questo task si può suddividere in almeno 3 subtask: scrittura, editing, realizzazione grafica. Creando dei subtask potrai spuntare ogni singola fase del lavoro.

Gli allegati: Asana è integrato con Dropbox, Google Drive e Box e ti permette di allegare tutto quello che ti serve per ciascuna attività prevista nel progetto. Nel nostro progetto di copywriting, ad esempio, all’interno del task del brief, potremmo mettere tutto il materiale girato dal cliente.

Le funzioni aggiuntive: tra le altre cose, puoi duplicare un task scegliendo quali attributi copiare oppure puoi convertirlo in un progetto se ti sei reso conto che è più complesso di quanto credessi.

I commenti: all’interno del task, puoi scegliere di aggiungere dei follower, persone con cui iniziare una conversazione su quella determinata attività. Tranquillo: potrai “defollowarti” in qualsiasi momento.

Tutto lo storico dei cambiamenti del task (la sua creazione, le assegnazioni, i cambiamenti di due date, gli allegati, etc.) è all’interno del task stesso, per cui puoi trovare tutto qui, in questo piccolo scrigno di informazioni. Una volta completato il task, potrai finalmente fare quel gesto liberatorio di cliccare sul simbolo di spunta alla sinistra del nome del task. Sono piccole soddisfazioni quotidiane, credimi.

La visualizzazione del progetto

La spunta dei task significa che il progetto sta avanzando. Nella schermata del progetto (alla voce Progress) puoi seguirne l’andamento, come vedi qui sotto, e decidere di ricevere settimanalmente un aggiornamento sul suo status.

Progresso del progetto

Sotto il nome del progetto, vedrai che ci sono diverse voci, oltre a quella del progresso. Puoi infatti visualizzare la lista dei task, le conversazioni sul progetto, il calendario con tutti i task distribuiti, la raccolta dei file allegati ai diversi task.

Le conversazioni (te lo accennavo prima) sono un ottimo strumento introdotto solo nell’ultima versione di Asana, pubblicata qualche mese fa – prima le conversazioni erano previste solo per i task.

Nella nuova versione, invece, puoi dialogare con gli altri componenti del team su 3 livelli: task, progetti e team.

Puoi aprire una conversazione di progetto per parlare dell’andamento generale dei lavori oppure per fare un brainstorming, al di là quindi del singolo task; nella conversazione di team potrai invece parlare di eventuali necessità di risorse aggiuntive o di ridistribuzione del carico di lavoro.

Le sezioni di Asana: prova a usarle così

Come ti accennavo, le sezioni servono a raggruppare i task all’interno di un progetto. Il team di Asana mi ha illuminato a riguardo: leggendo la guida di questo strumento, infatti, ho scoperto almeno 3 modi produttivi di utilizzo delle sezioni.

Curioso? Te ne parlo subito.

CRM

Se hai un’azienda, ma anche se sei un freelance, avrai sicuramente bisogno di curare il tuo rapporto con i clienti, di fidelizzarli oppure di andare a ricontattare quelli per i quali hai già lavorato.

Ecco, con Asana puoi avere tutto sotto controllo realizzando un progetto semplice semplice: le sezioni di questo progetto potranno essere ad esempio “Lead”, “Prospect”, “Cliente”, “Necessita di follow up”…

Aiutandoti con la visualizzazione del calendario, potrai sapere a colpo d’occhio quali sono le azioni che devi fare per curare le tue relazioni.
Per una client director come me, posso assicurarti che è un gran bell’aiuto. ;-)

Calendario editoriale

Del calendario editoriale e della sua importanza per un’agenzia di content marketing sono stati scritti fiumi, mari, oceani di parole.

Non aggiungerò molto altro; sappi però che per gestire un PED puoi usare anche Asana. I post saranno i singoli task e potrai raggrupparli in sezioni come “Idee”, “Bozze”, “Da rivedere”, “Approvati”, “Pubblicati”.

Niente di più semplice insomma.

Monitoraggio per il recruiting

Per un’azienda medio-grande in cerca di diversi profili, può essere davvero molto utile utilizzare Asana per monitorare le fasi di recruiting.

Il nome del progetto rappresenterà il singolo workflow per un profilo; le sezioni indicheranno la fase in cui si trovano i candidati. Ad esempio, se cerchi un copywriter, puoi creare le sezioni: “CV interessanti”, “Contattati per colloquio”, “Contattati per secondo colloquio”… All’interno delle sezioni, potrai raccogliere i vari task/candidati dove archiviare CV e materiali vari.

Curiosità su Asana: sapevi che…

Prima di lasciarti, ci sono solo 3 piccole cose che voglio condividere con te su questo strumento a cui voglio taaaanto bene:

Il nuovo look di Asana

Sapevi che qualche mese fa Asana ha cambiato look? Oltre al logo e all’impostazione grafica, sono state migliorate molte funzionalità, tra cui quella delle conversazioni su più livelli.

Ecco come appariva prima.

Vecchio Asana

Fonte: Asana

E come appare ora.

Nuovo Asana

Fonte: Asana

Chrome + Asana

Stai spippolando un po’ sulla rete e di tanto in tanto trovi articoli interessanti che vuoi leggere o che vuoi condividere con i tuoi colleghi? Scaricando l’estensione di Chrome per Asana puoi aggiungere task su Asana direttamente dal browser, come ho fatto io nello screenshot che vedi qui sotto. Semplice, immediato e utile. ;-)

Estensione Chrome

Invio delle email per creare task

Si possono creare task anche inviando una semplice email a un indirizzo che ti fornisce Asana. Naturalmente, dovrai usare l’account di posta con cui ti sei iscritto: in questo modo potrai creare task nella lista My tasks oppure iniziare una conversazione di team o di progetto.

Asana interpreterà i tuoi messaggi in questo modo:

  • Oggetto del messaggio = nome del task;
  • Corpo del messaggio = descrizione del task;
  • Allegati = allegati del task;
  • Indirizzi nel campo CC = followers del task.

Si tratta di una funzione che trovo molto utile quando ricevo un’email con all’interno delle cose da fare e magari non sono in ufficio. Mi basta infatti inoltrare l’email a un determinato indirizzo di Asana per creare il task.

Avrai capito che ci sono davvero tante cose da scoprire su questo fior fiore di strumento. Io ti ho raccontato le funzionalità che preferisco e che uso ogni giorno.

Se anche tu, come me, usi già Asana, aspetto anche i tuoi suggerimenti; se invece lo hai scoperto solo ora, be’, mi auguro di aver fatto sbocciare l’amore. D’altronde – oh! – è primavera!

Dalla comunicazione politica al web marketing il salto è lungo, ma neanche troppo. Io l'ho fatto e oggi sono, con orgoglio, client director di Pennamontata. Svizzera nella precisione, partenopea nell'approccio positivo alla vita.