Immagina un lago: uno specchio d’acqua immobile e placido. All’improvviso un sassolino viene gettato nell’acqua e provoca una serie di cerchi concentrici; poi, man mano, l’acqua torna alla sua calma iniziale.

Bene, se ti stai chiedendo se sono entrata in una comunità New Age, la risposta è no. 😉 Ho scoperto un metodo, però, che ha portato un cambiamento reale nella mia vita lavorativa, e forse anche in quella personale.

Oggi ti voglio parlare del metodo GTD® (Getting Things Done) teorizzato da David Allen nel 2001 nel libro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Oggi, questo libro, ripubblicato nel 2005 in un’edizione aggiornata, è diventato un classico per la gestione del tempo in ambito manageriale. In questo articolo voglio parlarti di questo metodo e di come puoi applicarlo ai tuoi progetti di content marketing e copywriting.

Il metodo GTD: di cosa si tratta

“Your mind is for having ideas, not holding them”: con questa frase David Allen si presenta nel sito dedicato al metodo GTD.

Molti di noi vivono la quotidianità lavorativa con molto stress: mille cose da fare, pochissimo tempo, scadenze che incombono sulla testa come macigni. Quanti si riconoscono in questo quadro? Molti, moltissimi credo.

Immagina che il sasso sia una nuova mansione o un nuovo progetto che entra a far parte della tua to-do list lavorativa. La mente deve accettare il task dandogli il peso giusto, proporzionale alla sua entità, evitando di sovradimensionarlo. Troppo spesso infatti, secondo Allen, veniamo subissati da piccoli task a cui diamo un peso eccessivo, che nel loro insieme ci fanno perdere l’orientamento e possono creare frustrazione.

Una mente produttiva deve concepire le idee, non contenerle. Questo significa che deve dare un peso appropriato alle nuove sfide (né troppo, né troppo poco) e tornare poi alla tranquillità (proprio come il lago che assorbe le onde e torna alla calma).

Ora potresti pensare che Allen sia un maestro spirituale che insegna a non preoccuparsi troppo delle cose da fare e a guardare il grande disegno della vita. Nah…

Il metodo GTD è molto più operativo e concreto di quanto tu possa immaginare: vediamo insieme come funziona e come può aiutarti nella gestione quotidiana delle tue attività di content marketing.

Il flusso di lavoro nel metodo GTD

Abbiamo visto che secondo Allen una mente produttiva è una mente libera, non un contenitore di idee messe alla rinfusa. La nostra mente è una risorsa troppo preziosa per essere sprecata come deposito di progetti e cose da fare.

Il segreto quindi è raccogliere tutto ciò che è nuovo (cose da fare, da ricordare, idee da verificare, progetti da elaborare etc…) e affidarlo a un sistema esterno, un sistema di raccolta e organizzazione di informazioni affidabile, con cui dobbiamo interagire ogni giorno.

Forse hai già letto questi post in cui ho parlato di Asana e di Trello, due strumenti di project management che mi danno una grossa mano nella gestione del tempo e delle attività quotidiane. Ecco, il metodo GTD può essere applicato usando tool come questi, che ti permettono di dare ordine e priorità alla massa informe delle tue attività.

Come applicare il metodo a un progetto di content marketing

Voglio farti un esempio concreto: mettiamo il caso che tu debba occuparti del piano editoriale del blog di un tuo cliente che si occupa di salute e benessere.

Non so a te, ma a me capita spesso di avere buone idee quando non sono a lavoro, nei momenti più improbabili. Bene, se non ti trovi in ufficio, non sempre hai la possibilità e il tempo di approfondire una determinata idea; soprattutto, se non catturi subito quel pensiero, rischi di perderlo o di creare maggiore stress nella tua mente per paura di non ricordartene.

Il metodo GTD ti consiglia di affidare subito quell’idea al tuo sistema di fiducia (può essere anche un block notes per i più nostalgici!); solo in un secondo momento, quando avrai tempo, energia e strumenti giusti, potrai verificarla e renderla concreta.

Vediamo insieme i 5 step che descrivono il flusso di lavoro del metodo.

1. Raccogli.

• Tutto ciò che cattura la tua attenzione (nel nostro caso specifico, un argomento per il nuovo post del tuo cliente) deve essere destinato a un deposito esterno, un

bucket

• (un secchiello), che almeno una volta alla settimana deve essere elaborato e svuotato. Questo cesto sarà la tua casella “Inbox”.

• Il bucket deve assomigliare alla fase di brainstorming di un progetto, in cui si raccoglie tutto ciò che ci viene in mente, senza dare particolare attenzione alla qualità dell’idea, che verrà valutata in seguito.

• Se hai pensato all’idea geniale, inviala subito alla tua casella (puoi usare Trello o qualsiasi altro strumento usabile anche da mobile).

2. Processa. Prenditi del tempo per elaborare ogni elemento del tuo Inbox: si tratta di una sorta di smistamento quotidiano e settimanale, che ti serve per mettere ordine alle idee che hai raccolto durante le giornate. Chiediti se è un’azione che puoi fare tu o puoi delegare, se devi stabilire una data specifica, se puoi farla subito, se puoi cestinarla oppure rinviarla in una cartella di cose che forse, un giorno, potrai fare.

Ogni punto esaminato non deve mai tornare nella sua lista, ma trovare una nuova destinazione.

Per decidere se puoi fare subito un’azione, applica la regola dei due minuti: in pratica, se programmare quell’azione per un’altra data ti fa impiegare più tempo rispetto a farla subito, allora la soluzione migliore è agire immediatamente e archiviare quel task.

In questa fase, l’argomento che hai immaginato per il tuo cliente potrebbe essere elaborato così:

• • • “Non devo più annotarmi le idee dopo essere stato al pub con gli amici”: Cestina.
    • “Ops, ne ho già parlato in un precedente post”: Cestina
    • “Ho abbastanza materiale per scriverci un post?”: Programma l’azione “Cerca fonti” in una delle liste che hai creato (“Oggi”, “Questa settimana” etc..) oppure delega l’azione a qualcun altro.

Dopo questa prima fase, potresti snocciolare il tema iniziale, programmando azioni come “Chiedi l’approvazione del cliente”, “Commissiona la grafica del post”, “Scrivi post”, etc…

3. Organizza. Analizzato ciascun punto della tua raccolta, crea delle categorie specifiche dove inserirai le azioni da eseguire per ogni task.
Nel caso specifico, abbiamo già visto come puoi dividere in azioni l’idea originaria e programmare le diverse attività che la compongono.
Come ti accennavo, a mio avviso Trello si adatta bene a questo metodo: puoi infatti creare delle liste e spostare gli elementi (le card) da una lista all’altra.

4. Revisiona. Controlla ogni settimana le tue liste per aggiornarle, fare gli spostamenti necessari e chiarirti le idee sulle attività da svolgere.

5. Fai. Allen suggerisce 4 criteri per decidere cosa fare:

• • il contesto (il luogo e gli strumenti di cui hai bisogno per fare una determinata azione): se non ti trovi in ufficio davanti a un pc, non potrai fare determinate azioni;
  • il tempo necessario a svolgere l’azione;
  • le energie fisiche e mentali necessarie;
  • le priorità. Se hai gli strumenti che ti servono, il tempo e le energie necessarie, quale azione è più importante in questo momento?

In questa grafica, puoi vedere una sintesi delle fasi che rappresentano il flusso di lavoro del metodo GTD.

Un matrimonio felice: il metodo GTD e Trello

Come ti accennavo poco fa, Trello può essere un valido alleato del metodo di Allen. Qui, per esempio, ho creato una board specifica per il metodo dove metto tutto ciò che devo ricordare, fare, programmare, elaborare in qualità di client director di Pennamontata.

Nella lista Inbox metto tutto ciò che mi passa per la testa: qui catturo le idee, per essere sicura che non mi sfuggano mentre faccio altre cose.

Appena posso, e comunque almeno all’inizio della settimana, valuto le cose della lista, seguendo il processo illustrato nella grafica sopra. In base alle decisioni, traduco gli elementi in azioni e le sposto nelle diverse liste.
Nel caso specifico, ho diviso il task “Nuovi biglietti da visita” in due azioni specifiche da fare oggi: “Cercare fornitore stampa” e “Sentire grafico per l’ideazione”.

Ah! Ricorda che puoi inviare anche un’email per creare nuove card sulle liste. Nel menu della board troverai la voce “Preferenze Email-Scheda”: qui puoi prendere l’indirizzo email a cui inviare le nuove card, decidere a quale lista destinarle (in questo caso, Inbox) e se farle apparire in alto oppure in fondo alla lista. Se ad esempio ricevo un’email con una nuova richiesta di preventivo e in quel momento non me ne posso occupare, la inoltro al mio Inbox su Trello: l’oggetto dell’email diventerà il nome della nuova card.

Puoi usare altre board per i singoli progetti che prevedono più azioni e soggetti coinvolti (io preferisco usare Asana per gestire progetti articolati).

Avrai capito che il metodo GTD è flessibile e si adatta a strumenti diversi, tra cui anche Remember the milk, Things per Mac, Toodledo…

Bene, siamo giunti alla fine: ti ho fatto venir voglia di avere la mente calma come l’acqua di un lago? Io una gita al lago la farei proprio volentieri… Ecco, ho una nuova card da aggiungere su Trello: in quale lista andrà a finire? 😉