Ne hai fatti un mucchio per questa estate. Molti sono andati in porto – letteralmente – altri no.

Di cosa sto parlando? Di progetti.

Io stessa ne ho fatti tanti e devo ammettere che tra quelli a breve termine non avevo contemplato la scrittura di un blog post, eppure eccomi qui. A proposito, piacere. Sono Anna, la client director di Pennamontata e oggi proverò a raccontarti qualcosa che riguarda il mio lavoro.

Ho iniziato col parlarti di progetti, vero?

E sì, i progetti sono davvero dappertutto: da un piano vacanze a un piano di content marketing. Oggi, in questo post, voglio concentrarmi proprio su di loro. Ti mostrerò come dietro a un grande lavoro ci sia sempre un grande progetto. In particolare ti parlerò di alcuni strumenti e tecniche che possono semplificarti la vita e darti la possibilità di tenere d’occhio la qualità, i costi e i tempi dei tuoi progetti di content marketing.

Pronto a scoprire qualcosa in più sugli strumenti del project management per il content marketing?

Prendi nota. Magari potrai usarli anche per le tue prossime vacanze. Chissà…

Giusto due parole due sul project management

Il project management è un tipo di approccio al lavoro. Durante il ’900 ha cominciato a prender forma come metodo per gestire il cambiamento tramite la pianificazione e la realizzazione di progetti.

Prima di parlare di project management, però, lascia che mi accerti che ti sia chiaro cos’è un progetto.

Il project management ha una natura democratica: si applica sia a un progetto di content marketing, sia a quello che riguarda le tue vacanze per il 2016.

Con questo post spero di farti scoprire che usare un metodo, ed esserne consapevole, può migliorare la tua produttività e creare un valore aggiunto per il tuo lavoro.

Ah, dimenticavo: prima di addentrarci nel cuore di un progetto, è doveroso specificare che, essendo il project management una materia davvero ampia (la guida pubblicata dal Project Management Institute è una rilassante lettura di quasi 600 pagine), in questo post passeremo in rassegna solo alcuni dei suoi strumenti. Li ho selezionati tra quelli che mi sono sembrati più utili al nostro caso.

Bene, iniziamo a fare sul serio adesso.

Applichiamo il project management al content marketing

Supponiamo tu stia lavorando nel contesto di una strategia di content marketing per un cliente. All’interno di questo lavoro, che già è un macro-progetto, decidi che è arrivato il momento di realizzare una guida da far scaricare ai lettori. Il classico “goodie” da collegare a una landing o a un blog post.

Gli obiettivi del “progetto guida” sono:

• fornire informazioni utili al target del cliente;
• aumentare le visite;
• acquisire dati e lead.

Inizia dal project outline

Tutto chiaro fin qui, immagino. Ma ora? Ora cosa si fa? Ora si inizia a vestire i panni del project manager.

Il primo documento che ti consiglio di stilare è il project outline, una visione d’insieme del progetto che ti permetterà di presentare la tua idea al cliente e ottenere da lui l’approvazione.

Per realizzare un project outline devi avere chiaro il quadro delle figure coinvolte all’interno del progetto, sia interne che esterne alla tua organizzazione. Veniamo al nostro “progetto guida”. In questo caso avrai bisogno di: un copywriter che scriva i testi, un grafico che curi l’impaginazione, un SEO che ti aiuti nella ricerca dei topic, un fotografo, qualora ti occorressero foto originali.
Nel project outline indicherai:

• titolo del progetto
• obiettivi
• rischi e rimedi per mitigarli
• benefici
• durata del progetto
• investimento richiesto.

Ora definisci i rischi e i benefici del tuo progetto

Soffermiamoci per un momento su rischi e benefici. Una loro definizione vaga o incompleta può causare il fallimento del tuo progetto, dal punto di vista dei 3 criteri usati nel project management: tempi, costi, qualità.

Pensaci un attimo: che succederebbe se la guida realizzata risultasse troppo pesante da scaricare da mobile? Oppure se i suoi contenuti non fossero giudicati utili dall’utente? Oppure ancora se un ritardo nella pubblicazione la rendesse superata rispetto a un evento già avvenuto e a cui faceva riferimento?

Apriti cielo: risorse, soldi e tempo buttati al vento, cliente infuriato, pessimo umore per tutti e chi più ne ha, più ne metta.
Ecco, con una buona pianificazione tutto questo lo puoi evitare. Vediamo come.

1. Nell’individuazione dei rischi, segui questi passi: identificazione, qualificazione, valutazione, mitigazione.
Per qualificare i rischi, definisci 2 componenti (a cui darai un punteggio da 1 a 10): la probabilità che accada e il suo impatto all’interno del progetto. Moltiplica queste due componenti e otterrai il fattore di rischio. Questo passaggio ti permetterà di fare una valutazione ponderata di ciascun rischio.

2. Una volta valutati i rischi, stila un registro vero e proprio. Qui indicherai anche delle azioni di mitigazione e i relativi costi. Paul Roberts, nella sua guida al project management, indica 4 opzioni possibili, per ciascuna delle quali ti aggiungo un esempio relativo al nostro “progetto guida”:

• A) Share (condividi). Condividi con il grafico il rischio che la guida risulti troppo pesante: lo renderai in questo modo responsabile, almeno quanto lo sei tu nei confronti del cliente.
• B) Endure (sopporta). Non me ne vogliano i grafici, ma anche qui l’esempio è calzante: se lui ti dice che gli occorrono 3 giorni-uomo per un determinato task, tu “tollera” il fatto che sicuramente non ci dedicherà tutto il tempo previsto, perché impegnato in altri progetti. Siccome siamo per la par condicio, ti diciamo pure che la stessa cosa potrebbe accadere con un copywriter (no, non con noi).
• C) Avoid (evita). Prevedi un form dove lasciare l’indirizzo e-mail per scaricare la guida. Solo così aggirerai il rischio di non raccogliere i frutti della tua fatica. Oppure stabilisci subito con il fotografo il formato delle immagini, o la palette cromatica o ancora lo stile di cui hai bisogno: non avrai problemi poi in fase di impaginazione.
• D) Lessen (riduci). I tuoi copywriter senior sono tutti stracarichi di lavoro e i testi li può scrivere solo il copywriter junior? Aumenta la frequenza delle supervisioni sui testi: solo così potrai ridurre il rischio di una bassa qualità del lavoro prodotto.

3. Affrontati i rischi, passa in rassegna i benefici del progetto. Cerca di quantificare. Così facendo tu e il tuo cliente avrete, alla fine del progetto, un criterio in base a cui stabilire se l’obiettivo è stato raggiunto. Tieni conto anche che ci sono progetti i cui benefici si realizzano nel corso degli anni (come vale per una strategia di content marketing, appunto). In questo caso è utile creare una tabella in cui mettere in relazione i costi e i benefici per ciascun anno.

Data l’entità del nostro “progetto guida”, non ti parlerò del business case e del project governance report, documenti importanti, sì, ma più adatti a progetti lunghi e articolati. Il primo spiega perché un progetto è necessario, concentrandosi su obiettivi e motivazioni; il secondo contiene il project plan e mostra come verranno raggiunti gli obiettivi, oltre a illustrare ruoli, responsabilità, risultati da produrre e costi.

È il momento di pianificare il tuo progetto

Conosci Henry Gantt? È l’ingegnere statunitense che nei primi anni del ’900 ha inventato il diagramma che porta il suo nome.

Tra i numerosi modelli disponibili sul web, io ho provato questo, dove puoi scegliere di creare il tuo diagramma con PowerPoint o Excel.
Per creare un Gantt devi avere ben chiara la lista, la sequenza e la durata dei task che compongono il progetto.

A proposito di durata, saprai bene che tra i pericoli maggiori di un progetto c’è quello di sbagliare le stime sui tempi e di bucare le deadline comunicate al cliente. Bene, lascia che ciascun componente del team faccia un’autovalutazione dei suoi tempi (all’interno di un range ragionevole, certo!). In questo modo sarà più difficile che “tradisca” la sua stessa stima.

Ecco un esempio di Gantt, dove ho riassunto le fasi salienti del nostro “progetto guida”, fino alla sua pubblicazione (per esigenze grafiche, non ho rappresentato la fase successiva di monitoraggio e reportistica).

Sul web esistono molti strumenti dedicati al project management.
Asana, ad esempio, ti permette di assegnare dei task a ciascun componente di un progetto sulla base del Gantt. Per ciascun task puoi lasciare dei commenti e allegare documenti che verranno visualizzati dai follower di quella determinata attività. Man mano che i task vengono svolti, puoi visualizzare la percentuale di completamento del progetto.

Tira le conclusioni e impara dagli errori

Alla fine di ogni storia ci sono sempre delle lezioni da imparare. Soprattutto dagli errori che, forsechesì forsechennò, sono stati commessi. Ecco, per un progetto è lo stesso.

Non sottovalutare quindi l’importanza dei tuoi errori: ti serviranno per nuovi progetti analoghi da affrontare. A tal proposito, crea un project closure report.

Un project closure report contiene, tra le altre, queste informazioni:

• sintesi del progetto e dei suoi obiettivi;
• highlight e best practice;
• report sulla qualità dei prodotti rispetto ai criteri stabiliti;
• performance di budget;
• lezioni imparate e raccomandazioni.

Con questo documento capirai come imparare da ogni singola esperienza. E negli anni diventerai una puuuutenza.

PS: Per caso ti è venuta voglia di conoscere meglio il mondo del project management? Ti segnaliamo il corso in Digital Project Management organizzato da DoLab School.

Fonti:
Guide to Project Management, Paul Roberts, The Economist in association with Profile Books Ltd
What is Project Management?, Project Management Institute