Di strumenti di lavoro collaborativo ce ne sono davvero molti, di ogni genere e per qualsiasi esigenza. Negli ultimi mesi abbiamo imparato a conoscerli meglio, perché ci siamo dovuti adattare a una nuova situazione, fatta di uffici deserti (o quasi), di colleghi che vedi solo in video, di caffè presi a distanza.

E le difficoltà, a volte, ti fanno scoprire nuove capacità, nuovi strumenti, nuove opportunità.

Oggi ti voglio parlare di 5 strumenti potenti, che sono certa stuzzicheranno la tua curiosità e apriranno nuove finestre sul tuo modo di lavorare. Preparati a prendere un po’ di aria fresca.

Prima di iniziare, ci tengo a dirti che dietro questo post c’è solo la volontà di far conoscere strumenti interessanti che ho sperimentato in prima persona, non è un post #adv, né #suppliedby. 😉

Milanote. Lo spazio pensato per i team creativi

Milanote ha il potere di sprigionare le energie creative di chi lo usa. È una piattaforma basata su lavagne che possono essere riempite in tutti i modi possibili e con una semplicità di utilizzo sorprendente. È una sorta di estensione del cervello, dove puoi tenere tutte insieme idee, ispirazioni e informazioni e condividerle con i tuoi colleghi o i tuoi clienti.

Milanote è pensata soprattutto per i processi creativi, ha un forte impatto visivo e ti permette di avere sott’occhio tutto ciò di cui hai bisogno con un solo sguardo.

Vediamo come puoi utilizzarla.

Nella dashboard di Milanote puoi inserire una serie di elementi (board) che rappresenteranno, ad esempio, i tuoi progetti o i tuoi clienti. La piattaforma si basa sul drag and drop: puoi trascinare al centro di questa mega lavagna nuove board, immagini, link, note, to-do list oppure commenti personali. Qui sotto puoi vedere un esempio.

Ogni riquadro colorato rappresenta un progetto. Per creare un progetto trascini una nuova board e la rinomini come vuoi. Se fai un doppio clic sulla board, puoi usare decine di template che personalizzerai in base al tuo progetto.

Devi lavorare ai contenuti di un nuovo sito web? Puoi scegliere il template dedicato al content plan e renderlo tuo, modificandone i contenuti e la struttura informativa.

Devi creare il brand name di una nuova azienda? Puoi organizzare sulla tua dashboard un progetto ad hoc, dove inserirai tutte le informazioni che ti servono. Come abbiamo fatto nell’esempio qui sotto.

All’interno di questo progetto, oltre al brief, abbiamo aggiunto la board “Brainstorming” usando un template pensato proprio per questa tecnica. Lo puoi vedere nella schermata che segue.

Tutto ciò che viene creato può essere condiviso, commentato, modificato, integrato.

Sono tantissimi i modi in cui Milanote può supportare il processo creativo: esistono template per creare lo storyboard di un video, una mappa mentale o una moodboard da presentare al cliente.

Non è tutto: puoi usare moltissimi modelli di brief creativi. Chi lavora in agenzia conosce l’importanza di un brief ben fatto per iniziare un progetto con il piede giusto. Milanote ti permette di condividere non il solito pdf o la solita presentazione, ma una lavagna interattiva piena di spunti e informazioni su cui tutto il team può lavorare, come se si trovasse in una stanza e mettesse sul tavolo (un enorme tavolo) tutta la sua creatività.

Milanote ha anche un’estensione per Chrome e per Safari: Milanote Web Clipper. Se mentre navighi trovi un contenuto interessante (un video, un’immagine, un post) lo puoi aggiungere direttamente alla tua dashboard usando l’estensione del browser.

Un’ultima informazione su questa piattaforma: la versione free ti permette di usare fino a 100 elementi (tra board, immagini, link, note, etc.).

Senti già pulsare la tua vena creativa? Prima di catapultarti nel mondo di Milanote, scopri gli altri strumenti di lavoro che ho selezionato. Nel prossimo paragrafo ti parlo di HighTail.

HighTail. Grandi file per grandi progetti

Ho usato questa piattaforma per il periodo gratuito di prova e mi è bastato per intuirne il pazzesco potenziale.

Sono 3 le grandi aree in cui si muove HighTail:

• 1. Invio file di grandi dimensioni (fino a 100GB)
• 2. Collaborazione nel processo creativo
• 3. Project management

Il secondo punto è quello che a mio avviso fa la vera differenza rispetto ad altre piattaforme con funzioni simili.

HighTail ti permette di inviare file giganti (come un video, ad esempio) ai membri del team oppure a un cliente; chi riceve non deve necessariamente scaricare il file, ma può commentare e suggerire modifiche usando la piattaforma. Ti faccio un esempio: qui sotto ho suggerito alla mia collega delle piccole modifiche per un video introduttivo di un evento.

L’ho fatto semplicemente fermando il video dove necessario e aggiungendo commenti al fotogramma. Ho ottenuto così una cronologia ordinata di commenti, su cui la collega potrà lavorare, anche in tempo reale. Potrà fare le modifiche suggerite e caricare rapidamente una seconda versione del video.

Contenuti fotografici, presentazioni, video: tutto può essere condiviso facilmente, commentato e approvato.

Quando trascini un contenuto sulla piattaforma, puoi infatti chiedere l’approvazione del file a una o più persone, decidendo anche l’ordine con cui devono arrivare le approvazioni: dal tuo direttore creativo, ad esempio, e successivamente dal cliente.

Con HighTail tieni traccia anche della cronologia delle versioni di un video o di un’immagine e puoi mettere a confronto due immagini, come abbiamo fatto qui sotto. Le due immagini comparate (affiancate oppure sovrapposte) possono essere commentate e persino votate dal team.

Non ti è venuta voglia di un caffè? A me sì. Lo prendo e poi ti parlo di Slack.

Slack. Addio alle email chilometriche

Da molto tempo ormai, per iniziare a lavorare, non posso fare a meno di due cose: Asana e Slack.

Asana, il mio primo amore, è un tool che ti permette di organizzare il tuo lavoro, la tua agenda e monitorare l’andamento dei tuoi progetti. Slack è arrivato nella mia quotidianità lavorativa qualche tempo dopo, ma si è conquistato subito un posto accanto ad Asana.

Ti spiego subito il perché.

Questo strumento ti permette di avere conversazioni in tempo reale all’interno di un workspace dove puoi inserire tutti i membri del tuo team. Puoi conversare tramite un sistema di messaggistica diretta (se devi parlare a un solo collega) oppure all’interno di canali. Un canale può essere dedicato a un singolo progetto/cliente oppure può essere lo spazio in cui si riunisce un determinato team dell’azienda.

All’interno del workspace Pennamontata, ad esempio, abbiamo creato un canale per ogni progetto che seguiamo. All’interno del canale (dove sono presenti solo le persone che si occupano di quello specifico progetto), possiamo confrontarci, condividere file, chiedere un riscontro a una collega in particolare, menzionandola. Tutto in tempo reale.

Ti riporto qui sotto una schermata presa poco fa da uno dei canali attivi nel nostro workspace.

Grazie a Slack, le conversazioni sono veloci, mirate, ordinate. E non devi più fare la caccia al tesoro per trovare una certa informazione in chissà quale messaggio di chissà quale chilometrico flusso di email. Con la funzione di ricerca, infatti, puoi inserire una parola chiave; Slack ti selezionerà tutte le conversazioni dove appare quella parola; tu potrai filtrarle selezionando i canali (quindi i progetti) che ti interessano.

E se ti scrivono un messaggio rilevante o ti inviano un file importante mentre stai facendo altro e non hai tempo di rispondere? Nessun problema. Puoi salvare quel pezzetto di conversazione, cliccando sull’apposita icona che trovi a destra di ogni messaggio. Tornerai su quel tema appena potrai, ritrovandolo nel canale degli elementi salvati. Te lo mostro qui sotto.

La versione a pagamento ti permette di lavorare con team esterni alla tua organizzazione (tramite Slack Connect) e di collegare Slack a una lunga serie di altre app integrate.

Proseguiamo? Prossima fermata: GoToMeeting!

GoToMeeting. Riunioni online al top

Lo so, ne hai abbastanza di riunioni e meeting online. Ti capisco. Ma ti voglio parlare della versione a pagamento di questa piattaforma, che trovo davvero ben fatta. Con GoToMeeting puoi creare una riunione istantanea: ti basterà un solo click per avviare una riunione e invitare in tempo reale chi vuoi tu. Il destinatario riceverà via email un link per collegarsi.

Naturalmente, puoi programmare i tuoi meeting, personalizzando l’email che arriverà ai partecipanti, e impostare, se vuoi, una password per accedere. Ti faccio vedere un esempio qui sotto.

C’è un’altra funzione molto interessante: puoi creare una sala riunioni personale, uno spazio il cui link non scade mai. Chiunque vada su quel link entra in una sala sempre aperta.

Inutile dire che durante una riunione puoi chattare oppure condividere il tuo schermo o permettere agli altri di farlo.

Puoi inoltre registrare le riunioni e usare degli strumenti di disegno mentre condividi il tuo schermo. Se stiamo ragionando con il team su un testo oppure su una grafica, possiamo usare questi strumenti per evidenziare, scrivere, puntare l’attenzione su una parte specifica del documento. È un gran bell’aiuto anche se stai parlando con un cliente.

Ti mostro qui sotto un esempio concreto. Sto condividendo il mio schermo su un blog post di Pennamontata e ho usato sia l’evidenziatore che la penna. E anche i partecipanti alla call possono farlo.

Bene, siamo giunti quasi alla fine di questo lungo articolo. La lettura ti ha preso un po’ di tempo, lo so, ma se hai scoperto anche un solo strumento utile per migliorare la gestione del tuo lavoro da remoto, sarà tempo ben speso. 😉 A proposito di tempo, il prossimo paragrafo è dedicato proprio a lui.

Toggl Track. Il tempo non è più un nemico

“A te che hai dato senso al tempo senza misurarlo”, cantava Jovanotti in una sua canzone. Romantico, ma qui ti voglio parlare di altro. Sì, perché non avere controllo sul tempo, quando lavoriamo, a lungo andare può creare non pochi problemi. E questo è un tema strettamente connesso al lavoro da remoto, una situazione in cui vita privata e professionale si intrecciano inevitabilmente tra loro.

Toggl Track è uno strumento che ti rende consapevole e più padrone del tuo tempo. La sua versione gratuita è piuttosto generosa e ti permette di monitorare e usare al meglio le tue giornate lavorative.

Come scrive lo stesso team di Toggl Track sul suo sito: “i tuoi minuti ti stanno raccontando una storia importante”. Vale la pena ascoltarli.

Toggl Track ti dà la possibilità di misurarli e analizzarli. Lo strumento ha una facilità d’uso incredibile e ti consente di tracciare il tempo senza appesantire ulteriormente il tuo lavoro. Guarda la schermata di esempio qui sotto, in cui ho immaginato di avere come clienti i pianeti del Sistema solare (sì, mi piace pensare in grande!).

Quando inizi qualsiasi attività della tua giornata, lo scrivi su Toggl Track e fai partire il timer. Dovrai etichettare quell’attività come appartenente a un progetto specifico di un cliente. Ogni progetto ha un colore diverso, per permetterti di capire a colpo d’occhio qual è il progetto che ti sta impegnando di più.

A fine giornata, oppure alla fine della settimana, puoi analizzare i report del tuo tempo lavorativo: potrai scoprire che stai dedicando troppo tempo a un cliente rispetto a un altro, o che non ti stai dedicando a sufficienza a un’attività strategica per te.

Qui di seguito puoi vedere un report di esempio: il grafico sulla destra è una fotografia della settimana. Per ciascun progetto, Toggl Track tiene conto delle diverse frazioni di tempo che gli hai dedicato, le somma e ti dà un quadro chiaro di quanto hai impiegato, ad esempio, a scrivere un blog post per un determinato cliente.

Ehi, siamo giunti alla fine. Mi auguro davvero di averti dato spunti interessanti per migliorare le tue giornate lavorative. Adesso vai a esplorare gli strumenti che ti hanno colpito di più. Buon divertimento… e buon lavoro!