Hai presente quelle e-mail chilometriche, con una marea di destinatari, che solo ad aprirle ti vengono i brividi? E ti è mai capitato di dover cercare un’informazione all’interno di questo fiume in piena? A me sì, e sono quasi certa che sai bene di cosa sto parlando.

Be’, ho una buona notizia per te: sul web si trovano tanti strumenti gratuiti per semplificare l’organizzazione del lavoro, compreso il flusso delle comunicazioni all’interno di un team, e dare una spinta da paura alla tua produttività.

Avrai già capito che ho la fissa del project management: qui ti ho parlato di come usare le sue tecniche per progetti di content marketing. Oggi, invece, ti porterò a fare un viaggio dentro Trello, uno strumento gratuito (e fantastico!) per il project management. Io me ne sono innamorata e credo proprio che la nostra sarà una relazione luuuunga e felice.

Continua a leggere e scopri assieme a me perché dovresti trellizzarti anche tu.

Cos’è Trello e come funziona

Negli anni ’80 la Toyota diffuse il sistema Kanban, inventato dall’ingegnere giapponese Taiichi Ohno per gestire il processo produttivo.

Ebbene, in giapponese “kanban” significa “cartello” ed è proprio su questo paradigma che si basa Trello (la rima non era prevista, ma non ci stava male, eh eh eh).

Devi immaginare una lavagna pulita, dove creare liste di task e organizzarle proprio come vuoi tu.

La semplicità di Trello è disarmante. Gli elementi chiave sono solo 3:

• Board: la lavagna di cui ti parlavo, che rappresenta il progetto.
• List: a seconda della natura della board, rappresentano i macro-step di un progetto (es. “Da fare”, “In lavorazione”, “Fatto”); idee (es. “Idee per il piano editoriale blog”, “Idee per il piano editoriale Facebook” e via dicendo), oppure possono essere relative alle varie persone che fanno parte di un team (es. in una board creata per organizzare un evento, le liste serviranno a raccogliere i task delle varie persone coinvolte).
• Card: è l’unita di base della board e rappresenta il singolo task o un’idea.

Ecco un esempio base che ho creato per la scrittura di questo post: ho chiamato la board “Post sugli usi di Trello”.

Qui ho usato le liste come nella versione di default suggerita da Trello: To do, Doing e Done. Ho creato quindi un workflow visivo, che mi dà subito un quadro generale dello sviluppo del progetto.

Le board possono essere private, come in questo caso, ma anche pubbliche e visibili a tutti i membri della tua squadra. La forza di Trello sta anche – e soprattutto – in questo: nella possibilità di collaborare in maniera intuitiva con altre persone. Ma te ne parlerò tra poco, aspetta aspetta.

Le card, che contengono i vari task, sono all’interno di ciascuna lista e le posso spostare con un semplice drag and drop da una lista all’altra, a mano a mano che il progetto avanza. Ti posso assicurare che proverai un certo appagamento nello spostare le card da sinistra a destra.

Le card sono l’unità di base, come ti dicevo, ma hanno anche un grande potenziale di espansione: ti spiego meglio.

L’area che il team di Trello chiama “card back” è composta da 4 sezioni:
1. Card description: qui puoi mettere tutte le informazioni aggiuntive che possono esserti utili per un determinato task. Io ho usato questo campo come promemoria per ricordare al grafico di rispettare dimensioni e colori stabiliti per creare la grafica del post.

Hai notato che ci sono dei grassetti nella descrizione? Trello usa un linguaggio per formattare il testo, si chiama Markdown e ti permette di fare elenchi puntati, numerati, grassetti, corsivi e via dicendo.

Per scrivere in grassetto, ad esempio, ho inserito il testo tra due doppi asterischi: “Rispettare **dimensioni** e **palette** di colori stabilite”. Per il corsivo, si possono usare i singoli asterischi (*testo*) oppure l’underscore (_testo_). E ancora, se digiti il titolo tra due doppi cancelletti (##Titolo##), questo verrà interpretato come un h1; se inserisci un solo cancelletto (#Titolo#), invece, avrai un h2.

Ci sono moltissime altre cose che puoi fare a livello di formattazione. Qui trovi la lista completa.

2. Comments and Activity: questa sezione rappresenta la timeline delle attività e dei commenti sul task. Puoi menzionare un membro della board, con una @ prima del suo nome, e iniziare così una conversazione con lui. Nei commenti, poi, puoi allegare file o aggiungere link ad altre card. Ti rendi conto di quanto sia più rapido e semplice lavorare in questo modo?

3. Add: sulla destra, trovi la sezione “Add” (vedi come riferimento la schermata sotto). Puoi aggiungere nuovi membri, assegnare un determinato task a uno o più membri, inserire checklist, scadenze, etichette, allegati (Trello è integrato con Dropbox, Google Drive, Box e OneDrive).

A proposito di scadenze, Trello ti dà la possibilità di visualizzare il tuo calendario, con le relative deadline da rispettare, come puoi vedere qui.

4. Actions: puoi spostare, copiare, archiviare una card oppure sottoscriverla; riceverai le notifiche ogni volta che verrà apportata una modifica.

In merito alle notifiche, Trello è molto discreto: decidi tu se riceverle tutte in tempo reale, periodicamente oppure mai.

Personalizza il tuo Trello: le etichette e le funzionalità Power Ups

Nella guida di Trello, c’è una frase rappresentativa di questo tool: Trello works for you, no matter how you work.

È proprio vero. Trello ti dà la massima libertà nel decidere come organizzare la tua lavagna: non hai limiti nel creare board, liste e card. Nel prossimo paragrafo ti farò vedere qualche esempio dell’adattabilità di questo strumento ai tuoi progetti di lavoro e di vita privata. Prima, però, vorrei parlarti dell’uso delle etichette e di alcune funzionalità extra che ho trovato davvero utili.

Uno dei modi per me più validi di usare le etichette consiste nell’attribuire diversi livelli di priorità, come ti mostro in questa schermata.

Assegnando a ogni card un’etichetta (es. priorità alta, media e bassa), potrai avere una visione d’insieme del progetto e capire il suo andamento.

Le etichette sono un mezzo potente soprattutto perché puoi cercare le card filtrandole per colore. Vuoi sapere quali sono tutti i task urgenti? Oppure quali quelli assegnati a un determinato team? O, ancora, quelli che appartengono a una fase precisa del progetto? Organizzando le etichette, potrai avere queste informazioni in pochi passaggi.

C’è anche la possibilità di assegnare etichette grigie, che non saranno visibili, ma che potrai trovare con lo strumento di ricerca.

Il team di Trello le pensa proprio tutte: se sei daltonico, le etichette colorate non sono proprio il massimo per te, ma puoi abilitare un sistema di labelling per daltonici. Geniale, no?

Ci sono poi delle funzionalità extra (Power Ups) che puoi scegliere di abilitare per ciascuna board:

• Calendar: tutte le tue card a cui hai assegnato una scadenza vengono visualizzate in un calendario settimanale o mensile. Aprendolo, capirai in un attimo che tipo di mese o settimana ti aspettano (ti consiglio vivamente di non aprirlo la domenica sera per non incorrere in crisi esistenziali, eh eh eh).
• Voting: abilitando questa funzione, i membri della board (scegli tu quelli a cui dare il permesso) possono votare una card. È una funzione azzeccatissima, ad esempio, per votare le idee per nuovi blog post.
• Card Aging: se una card con un’immagine integrata rimane inattiva a lungo, questa assumerà l’aspetto di una vecchia foto. Guarda in basso a destra nella schermata qui sotto.

Tanti modi per usare Trello: eccone alcuni

Ora che abbiamo visto tutte le funzionalità di Trello, facciamo una panoramica sui suoi possibili usi.

Calendario editoriale

Qui in Pennamontata il calendario editoriale è più venerato della macchinetta del caffè. Per organizzarlo, Trello ci ha dato una grossa mano. Questo che ti mostro è un’ispirazione da cui potrai attingere per creare il calendario editoriale per te o per i tuoi clienti.

Nella schermata vedi solo una parte delle liste; puoi aggiungere poi quelle dei post in pubblicazione, pubblicati, in attesa di grafica ed editing, oltre a quelle che mostrano i diversi mesi con l’elenco dei post programmati.

Ciascuna card è stata assegnata a un membro del team e le etichette, in questo caso, rappresentano le categorie dei post: copywriting, content marketing, social media, etc.

Riunioni mensili

Con questa board, puoi gestire le riunioni aziendali, senza rischiare di perderti per strada dei temi importanti. Qui ho creato una lista di progetti da sviluppare e una di temi da discutere. Puoi spostare le card di queste due liste nel mese che vuoi, creando così l’ordine del giorno per quella data riunione. Le etichette, qui, rappresentano i livelli di priorità.

Le card ti danno la possibilità di inserire idee, obiezioni, suggerimenti, in una sorta di pre-riunione. Ricordi che prima ti accennavo alla possibilità di collaborare su Trello? Mi riferivo proprio a questo: alla facilità con cui puoi interagire con altre persone e scambiare con loro opinioni e documenti rilevanti.

Amministrazione

Fatture da emettere, fornitori da pagare, solleciti da inviare e chi più ne ha, più ne metta. I task amministrativi sono sempre numerosi e spesso si rischia di perdersi qualche scadenza importante. Niente panico! Con le etichette e la calendarizzazione riuscirai a tenere tutto in ordine e sotto controllo. E sarà vita dura per i clienti insolventi.

Quadro generale dell’azienda

Sulla sua guida, Trello suggerisce un uso davvero molto innovativo della board: una visione d’insieme dell’azienda, con progetti in corso e progetti completati, priorità, composizione dei team, con tanto di congratulazioni ai singoli componenti per i loro successi.

Manuale per gli impiegati

È sempre Trello a suggerire questo uso della board: un manuale online per gli impiegati, con card di benvenuto per il primo giorno di lavoro, e poi benefit, politiche per rimborsi, vacanze, congedi parentali e ancora foto della vita d’ufficio e via dicendo. Personalmente, lo trovo un uso moooolto utile.

In conclusione

Spero di essere stata un buon Cicerone e di essere riuscita a mostrarti quanto sia versatile e intuitivo questo strumento di project management.

Se ti ho incuriosito a sufficienza, sappi che Trello è anche un’app, e che esistono delle versioni a pagamento, come Trello Gold e Trello Business Class, che offrono ulteriori vantaggi, tra cui:

• maggiore livello di personalizzazione;
• possibilità di integrare tool come Slack, Evernote, Twitter e molti altri ancora;
• maggiore protezione dei dati sensibili di un’azienda, tramite impostazioni di sicurezza più avanzate.

Se invece usi già Trello, qualsiasi altro suggerimento è decisamente ben accetto. Dai, fatti vivo nei commenti: so che l’esercito dei super organizzati è numeroso.